Durch das Wachstumschancengesetz wurde zum Jahr 2025 ein verbindlicher Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) eingeführt, der für alle Leistungen gilt, die zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern erbracht werden. Während für die aktive Rechnungstellung gestaffelte Übergangsfristen gelten, besteht eine Verpflichtung zur Entgegennahme von Rechnungen im vorgeschriebenen Format bereits ab dem 1. Januar 2025. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat den Entwurf eines Einführungsschreibens vorbereitet. An diesem Entwurf sind noch Änderungen möglich.

Anwendungsbereich

Die Verpflichtung zur Ausstellung und Entgegennahme von E-Rechnungen wurde durch das Wachstumschancengesetz in das Umsatzsteuergesetz eingefügt (siehe unseren Artikel in Ausgabe 03 unseres Umsatzsteuer-Newsletters vom März 2024). Die Änderung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft, eine Verpflichtung zur Erstellung von E-Rechnungen besteht jedoch erst ab dem 1. Januar 2027, für kleinere Unternehmer erst ab dem 1. Januar 2028. Dasselbe gilt bei Ausstellung von Gutschriften für den Gutschriftenaussteller.

Wo es grundsätzlich keine Rechnungstellungspflicht gibt, müssen auch keine E-Rechnungen ausgestellt werden – zum Beispiel im Fall, dass über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Das soll dem BMF zufolge aber offenbar nicht für die ab 2025 als Steuerbefreiung ausgestaltete Sonderregelung für Kleinunternehmer gelten.

Eine E-Rechnungstellungspflicht besteht davon abgesehen nur bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmern – nicht also, wenn die Leistung zum Beispiel von einem oder an einen ausländischen Unternehmer oder an einen Nichtunternehmer erbracht wird. In diesen Fällen sowie bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen bleiben die bislang gewohnten Rechnungsformate zulässig. Der Rechnungsaussteller soll sich (unter Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns) auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen können, dass dieser im Inland ansässig ist – es sei denn, ihm liegen gegenteilige Informationen vor. Für Rechnungen, die sowohl E-rechnungspflichtige als auch nicht E-rechnungspflichtige Leistungen enthalten, oder bei Nutzung der Leistung sowohl für unternehmerische als auch für nichtunternehmerische Zwecke soll die E-Rechnungspflicht für die gesamte Rechnung gelten.

Das BMF betont jedoch: Die Übergangsfristen berühren nicht die Verpflichtung im Inland ansässiger Unternehmer, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen im Inland ansässigen Unternehmern entgegenzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob der Empfänger die Vorsteuer aus diesen Rechnungen geltend machen kann. Für die Entgegennahme von E-Rechnungen soll es dem Entwurf zufolge genügen, dass der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt – es können aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbart werden (eine Übermittlung auf Speichermedien soll aber unzulässig sein). Sei der Rechnungsempfänger technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung entgegenzunehmen, könne der Rechnungsaussteller es dabei bewenden lassen, sich nachweislich um eine Übermittlung bemüht zu haben: Ein Recht des Rechnungsempfängers auf Erteilung einer Rechnung in einem anderen Format bestehe nicht.

Nach Ablauf der Übergangsfristen berechtige im Fall einer E-Rechnungspflicht grundsätzlich nur eine Rechnung in diesem Format zum Vorsteuerabzug. Im Fall unzulässiger Rechnungsformate soll ein Vorsteuerabzug zwar nicht kategorisch ausgeschlossen, aber nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich sein. Das BMF sieht jedoch eine Korrekturmöglichkeit vor: Die nicht formgerechte Rechnung soll durch eine E-Rechnung berichtigt werden können, die durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringt, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung soll unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Erteilung der „sonstigen Rechnung“ zurückwirken.

Weitere Sonderregelungen sollen anwendbar sein, wenn ein Vertrag als Rechnung gilt, besondere Übergangsregelungen sollen im Fall von Dauerschuldverhältnissen gelten.

Zulässige Formate

Eine E-Rechnung ist in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format zu erstellen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, und wird elektronisch übermittelt. Das BMF lässt den Standard XRechnung als zulässiges Format für E-Rechnungen in Deutschland zu. Auch das Format ZUGFeRD soll ab der Version 2.0.1 zulässig sein – dabei handelt es sich um ein hybrides Format, das neben dem maschinenlesbaren Teil auch einen für Menschen lesbaren Teil enthält. Bei Abweichungen im für Menschen lesbaren Teil könne es aber zu einer Steuerschuld wegen falschen Steuerausweises kommen (§ 14c UStG). Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate sei nicht auf nationale Formate beschränkt, auch andere Formate – der BMF-Entwurf nennt beispielhaft den italienischen Standard FatturaPA und den französischen Standard Factur-X –, die die Voraussetzungen erfüllen, kämen in Betracht.

Andere Formate, die mit dieser Norm interoperabel sind oder die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben ermöglichen, können jedoch auch verwendet werden, sofern das mit dem Rechnungspartner vereinbart wird. Das ermögliche auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (das BMF nennt hier EDI-Verfahren wie EDIFACT) auch über die Übergangsfrist 31. Dezember 2027 hinaus, sofern die Anforderungen an das Format der E-Rechnung gewahrt seien.

Sonstiges

Es sollte unbedingt beachtet werden, dass es sich um einen Entwurf handelt, der seiner Natur nach nicht final ist und noch Änderungen erfahren kann. Wie das BMF angibt, wurde der Entwurf aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft bereits in diesem Stadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens sei für den Beginn des vierten Quartals 2024 geplant. Die Ausführungen des BMF betreffen ausdrücklich die umsatzsteuerlichen Verpflichtungen – die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach anderen Vorschriften wird nicht berührt.

Fundstellen

Entwurf eines Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 vom 13. Juni 2024