Um das enorme KI-Potenzial in der öffentlichen Verwaltung zu heben, müssen die Entscheidungsträger:innen verstehen, von welchem Punkt aus sie mit ihrer jeweiligen Einrichtung ihre KI-Reise starten. Fest steht: Der jeweilige Anwendungsfall und der Einsatz qualifizierter Data Scientists und KI-Expert:innen müssen im Mittelpunkt stehen, um realistische, umsetzbare Anwendungen zu schaffen – statt überzogene Erwartungen zu schüren. Schließlich soll – und kann – KI, richtig eingesetzt, die Beschäftigten von repetitiven Aufgaben entlasten und insbesondere den hohen Digitalisierungsdruck der Verwaltung verringern, statt ihn zu erhöhen. Dazu gehört, genau hinzuschauen, wo KI sinnvoll ist – und wo nicht. Denn viele Aufgaben sind mit herkömmlicher Automatisierung ebenso gut und oft mit deutlich weniger Rechenkapazität lösbar. Dies geht im gegenwärtigen KI-Hype manchmal etwas unter.

Grundsätzlich ist KI besser dafür geeignet, große und möglicherweise sogar unstrukturierte Datenmengen zu verstehen, zugänglich zu machen und basierend auf ihnen neue Inhalte zu erzeugen. Andere, repetitive und klar definierte Aufgaben, die keine gewaltigen Datenmengen einbeziehen, sind oft auch mit anderen Techniken – beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) – lösbar.

Weil Technologien wie RPA spezifischer und weniger mächtig sind als auf KI basierende Lösungen, lassen sie sich etwas leichter und schneller umsetzen. Zudem arbeiten sie transparent, Anwender:innen können also jeden Schritt nachvollziehen. Allerdings stoßen solche Systeme an Grenzen, wenn sie zu viele oder zu komplexe Prozessschritte bearbeiten müssen. In solchen Fällen bieten sich häufig hybride Lösungen an, die die Vorteile beider Welten vereinen.