Die elektronische Personalakte (eAkte) eröffnet neue Chancen in 2025 – Ohne sie geht es eigentlich nicht mehr
Am 18. Oktober 2024 hat der Bundesrat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verabschiedet, das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist. Das BEG IV bietet Unternehmen bedeutende Chancen zur Modernisierung ihrer Aktenführung und dem Dokumentenmanagement, insbesondere in den Personalabteilungen.
Die Vergangenheit hat gezeigt, dass Unternehmen, die entweder keine oder nur schlecht verwaltete eAkten besitzen, oft mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert sind. Dazu zählen:
- Ineffizienz und Zeitverlust: Fehlende oder zeitversetzte Informationen können die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen, indem Informationen für Entscheidungsprozesse versetzt zur Verfügung gestellt und Anfragen von Mitarbeitenden unnötig verzögert werden.
- Eingeschränkte Datenanalyse: Ohne eAkte ist es schwierig, umfassende Datenanalysen durchzuführen, wodurch wichtige Trends und Muster übersehen werden können – ein Hindernis für die strategische Planung im Personalwesen.
- Verminderte Transparenz: Fehlende Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Personalmanagement können zu Konflikten innerhalb der Belegschaft und mit den Mitbestimmungsgremien führen.
- Risiken für den Datenschutz: Unzureichender Schutz von Personaldaten z. B. durch veraltete oder nicht gepflegte Zugriffsrechte kann schwerwiegende Reputationsschäden und Haftungsrisiken nach sich ziehen. Physische Akten sind oft nicht ausreichend gegen Verlust, Diebstahl oder Beschädigung durch äußere Umstände geschützt, was zu unwiederbringlichem Datenverlust führen kann. Zudem verursachen sie hohe Lagerkosten für die Aufbewahrung und Archivierung.
- Compliance-Probleme: Fehler oder Lücken in der Dokumentation können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen und zukünftigen Problemen vorzubeugen, ist es entscheidend, in eine gut strukturierte und zuverlässige Lösung für eAkten zu investieren, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und die Sicherheit sowie Integrität der Daten gewährleistet.
Von Dr. Nicole Elert, Stephan Weber und Julia Hillejan
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