VAT in the Digital Age: Ausweitung des Reverse-Charge-Verfahrens ab 2028

Die Neuregelungen treten im Kern zum 1. Juli 2028 in Kraft. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur eine veränderte umsatzsteuerliche Beurteilung einzelner Geschäftsvorgänge. Auch Rechnungsstellung, Stammdaten, ERP-Systeme, Steuerlogik und interne Kontrollprozesse müssen angepasst werden.

Neue Anwendung bei Lieferungen nicht ansässiger Unternehmer

Nach Art. 194 Abs. 1 Unterabs. 1 MwStSystRL-neu wird der Übergang der Steuerschuldnerschaft künftig auch auf Lieferungen und Dienstleistungen eines nicht ansässigen bzw. nicht registrierten Unternehmers an einen im Bestimmungsmitgliedsstaat umsatzsteuerlich registrierten Leistungsempfänger ausgeweitet. Dabei besteht eine Pflicht für die Mitgliedsstaaten, Reverse Charge anzuwenden, wenn der leistende Unternehmer dort weder ansässig noch umsatzsteuerlich registriert ist. Optional kann Reverse Charge angewendet werden, wenn der leistende Unternehmer zwar umsatzsteuerlich registriert, aber nicht ansässig ist. Der Leistungsempfänger muss in jedem Fall bereits umsatzsteuerlich registriert sein.

Damit kann der ausländische Leistende die Umsatzsteuerregistrierung im Bestimmungsland vermeiden, sofern die Voraussetzungen für das Reverse-Charge-Verfahren erfüllt sind. Die umsatzsteuerliche Erklärung und Zahlung erfolgt dann durch den Leistungsempfänger. Dies fügt sich in das übergeordnete ViDA-Ziel einer Single VAT Registration ein: Mehrfachregistrierungen in verschiedenen Mitgliedsstaaten sollen möglichst vermieden werden.

Bedeutung für Lieferanten und Leistungsempfänger

Für den ausländischen Lieferanten besteht der wesentliche Vorteil darin, dass eine Registrierung im Bestimmungsmitgliedsstaat entbehrlich werden kann. Die Rechnung wird ohne Ausweis ausländischer Umsatzsteuer ausgestellt. Stattdessen muss sie den Übergang der Steuerschuldnerschaft zutreffend abbilden. Der Leistungsempfänger hat den Umsatz in seiner Umsatzsteuererklärung zu erfassen und – soweit die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind – die geschuldete Steuer zugleich als Vorsteuer geltend zu machen.

Die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens setzt regelmäßig voraus, dass der Leistungsempfänger im Bestimmungsmitgliedsstaat für umsatzsteuerliche Zwecke registriert ist. Unternehmen müssen daher vor der Rechnungstellung verlässlich feststellen können, ob die erforderliche Registrierung vorliegt und ob der konkrete Umsatz tatsächlich unter die neue Regelung fällt.

Prozessuale Änderungen im Unternehmen

Die Neuregelung verlagert die Verantwortung für die Umsatzsteuerbeurteilung stärker in die operativen Geschäftsprozesse. Bereits bei der Auftragserfassung müssen unter anderem folgende Fragen geklärt werden:

• In welchem Mitgliedsstaat liegt der Lieferort?
• Ist der Lieferant dort ansässig oder umsatzsteuerlich registriert?
• Verfügt der Leistungsempfänger über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
• Handelt es sich um einen Umsatz, der unter die erweiterten Reverse-Charge-Regeln fällt?
• Liegt ein Ausschlusstatbestand vor?

Dafür sind belastbare Kunden- und Lieferantenstammdaten erforderlich. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers muss nicht nur erfasst, sondern auch geprüft und dokumentiert werden. Ändern sich die steuerlichen Verhältnisse eines Geschäftspartners, muss dies zeitnah in den Systemen berücksichtigt werden.

Auch die Rechnungsfreigabe sollte angepasst werden. Eine automatische Rechnungserstellung darf nicht allein auf dem Lieferland oder der verwendeten Steuerkennziffer beruhen. Vielmehr müssen Lieferart, Lieferort, Status des Leistungsempfängers und gegebenenfalls Sonderregelungen zusammengeführt werden.

Technische Anforderungen

In ERP-Systemen und Tax Engines sind neue oder angepasste Steuerfindungsregeln erforderlich. Das System muss zwischen steuerpflichtigen Inlandslieferungen, Lieferungen mit Reverse Charge, steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und weiteren Sondertatbeständen unterscheiden können. Besonders wichtig ist die Vermeidung widersprüchlicher Rechnungsdaten. Wird trotz Vorliegens der Voraussetzungen Umsatzsteuer ausgewiesen, kann dies zu einer Steuerschuld des Rechnungsausstellers führen. Wird umgekehrt zu Unrecht keine Umsatzsteuer ausgewiesen, drohen Korrekturen, Nachzahlungen und gegebenenfalls Strafzuschläge.

Unternehmen sollten deshalb insbesondere folgende Maßnahmen prüfen:

• Ermittlung der betroffenen Liefer- und Geschäftsmodelle
• Überprüfung der Kunden- und Umsatzsteuerstammdaten
• Anpassung der Steuerkennzeichen und Rechnungstexte
• Integration von Validierungsprozessen für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Abstimmung von ERP, Tax Engine und gegebenenfalls E-Invoicing-Lösungen
• Einrichtung von Prüfungen für Ausschlusstatbestände
• Schulung von Vertrieb, Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Steuerabteilung.

Verhältnis zu OSS und Single VAT Registration

Die Ausweitung des Reverse-Charge-Verfahrens steht im Zusammenhang mit der ebenfalls erweiterten Unionsregelung und dem Ziel der Single VAT Registration. Während der One-Stop-Shop (OSS) insbesondere die zentrale Erklärung bestimmter Umsätze ermöglicht, verlagert Reverse Charge die Erklärungspflicht auf den registrierten Leistungsempfänger. Beide Instrumente können dazu beitragen, lokale Registrierungen zu reduzieren, verfolgen jedoch unterschiedliche technische und steuerliche Mechanismen.

Unternehmen sollten daher für jedes Geschäftsmodell prüfen, ob künftig eine lokale Registrierung, die Nutzung des OSS oder die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens sachgerecht ist. Die entsprechenden Entscheidungen sollten rechtzeitig vor dem 1. Juli 2028 getroffen und in den Systemen umgesetzt werden. Denn mit der Reform wird die korrekte Umsatzsteuerbehandlung zunehmend von der Qualität automatisierter Daten- und Prozessketten abhängen.