Drittes Schreiben des Bundesfinanz-ministeriums zur elektronischen Rechnung

Worum geht es?

Zum 1. Januar 2025 wurde die E-Rechnung für die meisten Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen eingeführt. Zu den Voraussetzungen für die E-Rechnungs-Pflicht gehört insbesondere, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind. Als E-Rechnung gilt eine Rechnung, die in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Bereits seit 2025 sind inländische Unternehmer unter den weiteren Voraussetzungen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem Jahr 2027 greift zusätzlich die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmer mit einem Jahresumsatz von mindestens 800.000 Euro (im Fall einer Gutschrift gilt der Umsatz des Gutschriftausstellers). Eine Ausnahme gilt, wenn eine in einem anderen elektronischen Format erstellte Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird. Ab 2028 wird die E-Rechnung unabhängig vom Jahresumsatz des Unternehmers und unabhängig von einer Übermittlung per EDI verbindlich.

Die Einführung einer EU-weiten E-Rechnungs-Pflicht für grenzüberschreitende Transaktionen erfolgt nach derzeitigem Stand zum 1. Juli 2030. Sie wird unter anderem mit weiteren Rechnungsangaben sowie mit einer Echtzeit-Meldepflicht einhergehen.

Das Schreiben

Das Schreiben nimmt Bezug auf die bereits zu diesem Thema erschienenen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Es enthält neben einigen Klarstellungen vor allem (aber nicht nur) Angaben und Erleichterungen zu Rechnungsgestaltungen, die derzeit noch auf technische Schwierigkeiten stoßen oder für die bislang kein spezielles Format existiert. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) wird in einigen Punkten entsprechend ergänzt bzw. angepasst.

Das BMF stellt klar, dass Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen vor Eintritt der E-Rechnungspflicht nicht als E-Rechnung übermittelt werden müssen, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Zeitpunkt erfolgen. Darüber hinaus gewährt es bis zum 30. Juni 2030 für Endrechnungen in Form einer E-Rechnung zwei Erleichterungen, die es dem Unternehmer ersparen, alle Elemente im strukturierten Teil der Rechnung abzubilden.

Für Dauerschuldverhältnisse im Massengeschäft mit einer gemischten Kundenstruktur, etwa bei Energieversorgern, genüge es, den Status des Kunden als Unternehmer zu Beginn des Vertragsverhältnisses oder bei einer Vertragsänderung zu klären. Regelmäßige Nachfragen während der Vertragslaufzeit seien nicht erforderlich.

Die Norm EN 16931 ordnet jede Rechnungsangabe einem standardisierten Datenfeld zu (Business Term, BT), zusammengehörige Felder werden zu Gruppen gebündelt (Business Group, BG). Für die Frage, welche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben welchem BT-Feld oder welcher BG-Gruppe zuzuordnen sind, empfiehlt das BMF zwei online zugängliche Zuordnungstabellen in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

Nach Auffassung des BMF müssen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsinhalt und gegebenenfalls Leistungsort sowie der Leistungsbezug für das Unternehmen im strukturierten Teil der E-Rechnung so eindeutig beschrieben werden, dass die Kontrollfunktion der Rechnung gewahrt bleibt. Zusätzliche Informationen, die über diese Anforderungen hinausgehen, können anstatt im strukturierten Teil in einem eingebetteten (in die Rechnungsdatei integrierten) Anhang übermittelt werden. Für Bauleistungen gilt eine wichtige Ausnahme: Da sich das sogenannte Leistungsverzeichnis derzeit technisch noch nicht abbilden lässt, darf sich die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil auf die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen beschränken, wogegen bestimmte weitere Angaben in einer menschenlesbaren eingebetteten Anlage enthalten sein dürfen. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis auch in strukturierter Form, beispielsweise nach dem GAEB-Standard, oder nach Vereinbarung der Vertragsparteien auf andere geeignete Weise übermittelt werden.

Im Fall von Rabattvereinbarungen (etwa Boni, Skonti und Rabatte) genügt es laut BMF, auf eine schriftlich abgeschlossene Entgeltminderungsvereinbarung als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG in der Rechnung nur in allgemeiner Form hinzuweisen, wenn die betreffenden Dokumente binnen kurzer Zeit vorgelegt und leicht geprüft werden können.

Das Kern-Datenmodell der Normenreihe EN 16931 basiert auf einer Berechnung ausgehend vom Nettoentgelt. Bei Leistungen, die auf Bruttobeträgen beruhen, können dadurch Rundungsdifferenzen entstehen, die mit den Vorgaben der Norm sowie den umsatzsteuerlichen Rundungsregeln unvereinbar sind. In solchen Fällen empfehle sich grundsätzlich die Verwendung eines Bruttorechnungsformats. Da entsprechende Formate für XRechnung und ZUGFeRD derzeit noch nicht verfügbar sind, lässt das BMF für im Jahr 2027 ausgestellte E-Rechnungen eine Übergangslösung zu: Im strukturierten Teil können statt einer vollständigen Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Gesamtsummen, der Steuersatz und der Steuerbetrag angegeben werden (Besonderheiten gelten bei Steuerbefreiungen). Die ordnungsgemäßen Leistungsbeschreibungen müssen in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage enthalten sein, aus der sich die im strukturierten Teil angegebenen Gesamtsummen ergeben. Im strukturierten Teil ist eindeutig auf diese Anlage zu verweisen.

Bei einer Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung kann eine Rechnungsberichtigung nur als E-Rechnung unter Verwendung des Rechnungstyps für eine Berichtigung erfolgen. Bislang ist dem BMF zufolge nicht technisch festgelegt, mit welchem Rechnungstyp bestimmte, in der Praxis gebräuchliche Berichtigungsvorgänge (ersetzende Berichtigung, kumulierende Berichtigung, kaufmännische Gutschrift) darzustellen seien. Solange sich die maßgeblichen Rechnungsangaben aus Rechnung und Berichtigungen in der Gesamtschau klar und eindeutig ergeben, könne jede praxistaugliche Methode eingesetzt werden. Bemerkenswert ist, dass das BMF in einer entsprechenden Ergänzung des UStAE in allgemeiner Weise mitteilt, dass bei Verwendung einer E-Rechnung die Berichtigung oder Ergänzung (unter den weiteren Voraussetzungen) auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen könne.

Außerdem stellt das BMF klar, dass die Ausführungen in Rz. 6a und 6b des Schreibens vom 15. Oktober 2025 zu Formatfehlern und Geschäftsregelfehlern ausschließlich die umsatzsteuerliche Sicht betreffen.

• In aller Kürze liegen Formatfehler vor, wenn die Rechnungsdatei nicht der zulässigen Syntax entspricht: Die Datei ist als E-Rechnung nicht lesbar, zum Beispiel weil die XML-Datei beschädigt ist, es liegt dann umsatzsteuerlich keine E-Rechnung, sondern allenfalls eine sonstige Rechnung vor.
• Bei Geschäftsregelfehlern sind die Daten logisch nicht konsistent. Geschäftsregeln prüfen die logischen Abhängigkeiten der enthaltenen Angaben, zum Beispiel ob der Steuerbetrag zu Entgelt und Steuersatz passt oder ob Pflichtfelder befüllt sind. Laut BMF bleibt die Datei in einem solchen Fall umsatzsteuerlich eine E-Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler könne aber ein Inhaltsfehler sein, wenn er eine Rechnungspflichtangabe betreffe.

Davon zu unterscheiden sei die technische Sichtweise: Die Datei entspricht bereits bei jedem Geschäftsregelfehler nicht mehr der EN 16931 und kann vom System des Empfängers abgelehnt werden. Für die Umsatzsteuer sei diese Sicht laut BMF aber nicht maßgebend.

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung bestehen bereits auf anderer Rechtsgrundlage Verpflichtungen zur Nutzung elektronischer Rechnungen. Handle die Verwaltung unternehmerisch, gälten diese Regelungen und die umsatzsteuerlichen Regelungen ohne Rangverhältnis nebeneinander. Stellten sie unterschiedliche Anforderungen, sei die strengere Vorschrift einzuhalten.

Ein Bescheid über eine öffentlich-rechtliche Abgabe (Gebühren usw.) könne unter weiteren Voraussetzungen eine umsatzsteuerliche Rechnung darstellen – dann sei er auch entsprechend als E-Rechnung zu gestalten. Wegen technischer Hürden dürften bis zum 30. Juni 2030 erlassene Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben jedoch als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Zuletzt stellt das BMF klar, dass es keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG darstellt, wenn trotz bestehender E-Rechnungspflicht anstelle einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt werde. An den Folgen für den Vorsteuerabzug ändert dies nichts.

Anwendungsregelung

Die Regelungen des Schreibens gelten (unbeschadet der Übergangsregelung bis Ende 2027) für alle seit 2025 ausgeführten Umsätze. Es werde aber – auch für den Vorsteuerabzug – nicht beanstandet, wenn eine bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnung zwar den Vorgaben aus den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 entspricht, nicht aber zusätzlichen Vorgaben aus diesem Schreiben.

Fundstellen

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, vom 15. Oktober 2025 und vom 15. Oktober 2024 (BStBl. I 2024, S. 1320, Az. III C 2-S 7287-a/23/10001:007)