VAT in the Digital Age: Digital Reporting Requirement und das Ende der Zusammen-fassenden Meldung

Echtzeitnahe Meldung statt periodischer Zusammenfassender Meldung

Nach den neuen Vorgaben sind insbesondere innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte innergemeinschaftliche Verbringungen, gegebenenfalls innergemeinschaftliche Erwerbe sowie Umsätze mit Übergang der Steuerschuldnerschaft vom DRR erfasst. Die Artikel 265 bis 271 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie, die bislang die Zusammenfassende Meldung regeln, werden aufgehoben.

An die Stelle der Zusammenfassenden Meldung tritt eine einheitliche elektronische Mitteilung bestimmter Rechnungsdaten an die Steuerverwaltung. Die Übermittlung hat grundsätzlich bei Ausstellung der Rechnung zu erfolgen. Da die Rechnung spätestens innerhalb von zehn Tagen nach Eintritt des Steuertatbestands ausgestellt werden muss, entsteht faktisch ein enges Zeitfenster zwischen Leistungsausführung, Rechnungserstellung und Meldung. Für Gutschriften gelten ergänzende Fristen.

Die Reform verändert damit den Charakter der Umsatzsteuer-Compliance: Die Steuerabteilung erhält nicht mehr erst nach Ablauf eines Meldezeitraums einen konsolidierten Datenbestand, sondern muss sicherstellen, dass steuerlich relevante Transaktionen bereits im laufenden Geschäftsprozess korrekt klassifiziert, fakturiert und gemeldet werden.

Elektronische Rechnung als technologische Grundlage

Voraussetzung für das DRR ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind insbesondere die Syntaxen UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Auch hybride Formate wie ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X können eingesetzt werden. Eine reine PDF-Rechnung genügt dagegen nicht, weil sie die erforderlichen strukturierten Daten nicht in einer automatisiert auswertbaren Form enthält.

Unternehmen müssen daher ihre Rechnungssysteme, ERP-Lösungen und gegebenenfalls Tax Engines überprüfen. Erforderlich ist insbesondere, dass steuerlich relevante Informationen systemseitig vollständig und konsistent vorliegen. Dazu gehören beispielsweise:

• die Umsatzart und der zugrunde liegende Steuertatbestand,
• die beteiligten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern,
• Leistungs- und Rechnungsdaten,
• Angaben zum Übergang der Steuerschuldnerschaft,
• die relevanten Beträge und Währungen sowie
• gegebenenfalls Korrektur- und Gutschriftinformationen.

Die Daten müssen nicht nur auf der Rechnung erscheinen, sondern in einem Format vorliegen, das unmittelbar an die zuständige Steuerverwaltung übermittelt werden kann. Dafür werden Unternehmen regelmäßig Schnittstellen zwischen ERP, Fakturierung, Tax Engine, E-Invoicing-Plattform und Meldesystem benötigen.

Prozessuale Auswirkungen im Unternehmen

Die Umstellung betrifft nicht allein die Finanzbuchhaltung. Entscheidend ist vielmehr die Qualität der vorgelagerten Geschäftsprozesse. Bereits bei der Auftragserfassung, der Stammdatenpflege, der Warenbewegung und der Leistungserfassung müssen die für die umsatzsteuerliche Beurteilung notwendigen Informationen verfügbar sein.

Besondere Bedeutung kommt den Stammdaten zu. Kunden- und Lieferantenstammdaten müssen unter anderem valide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Länderinformationen und Materialstammdaten müssen Angaben zur steuerlichen Behandlung enthalten. Auch die Zuordnung von Warenbewegungen und Leistungen zu den jeweiligen Mitgliedsstaaten muss zuverlässig erfolgen. Fehler in diesen Bereichen können künftig unmittelbar zu fehlerhaften Rechnungen und Meldungen führen.

Zudem sind klare Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen erforderlich. Unternehmen sollten definieren,

• wer die steuerliche Einordnung grenzüberschreitender Vorgänge vornimmt,
• wer die Rechnungsdaten freigibt,
• wie fehlende oder widersprüchliche Daten behandelt werden,
• wie Übermittlungsfehler erkannt und korrigiert werden und
• wie Nachweise für die ordnungsgemäße Meldung archiviert werden.

Die bisher häufig nachgelagerte Abstimmung zwischen Buchhaltung und Steuerabteilung muss stärker in die operativen Prozesse integriert werden. Automatisierte Plausibilitätsprüfungen können beispielsweise verhindern, dass eine innergemeinschaftliche Lieferung ohne gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fakturiert oder ein falscher Meldeschlüssel verwendet wird.

Handlungsbedarf und Vorbereitung

Auch wenn der Go-live des DRR erst für den 1. Juli 2030 vorgesehen ist, sollten Unternehmen die Umsetzung nicht auf die letzten Jahre verschieben. Die erforderlichen Änderungen reichen von einer Bestandsaufnahme der grenzüberschreitenden Transaktionen über eine GAP-Analyse der ERP- und Fakturierungssysteme bis hin zur Auswahl geeigneter Übermittlungswege.

Die ViDA-Reform schafft damit zwar einen stärker standardisierten und zentralisierten Datenaustausch, erhöht aber zugleich die Anforderungen an die Qualität und Aktualität der Unternehmensdaten. Das Ende der Zusammenfassenden Meldung ist daher kein Ende der Compliance, sondern der Übergang zu einer kontinuierlichen, technisch integrierten Umsatzsteuerberichterstattung.