Vorsteuer-Vergütungsverfahren, Abwicklungsschein: weitere Digitalisierung

Vorsteuer-Vergütungsverfahren

Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren für im EU-Ausland ansässige Unternehmer ist bereits seit dem Jahr 2010 fast vollständig digitalisiert. Was die Nicht-EU-Unternehmer anging, war der deutsche Verordnungsgeber bislang zögerlicher: Der Antrag als solcher ist zwar auch in diesem Verfahren bereits seit Mitte 2016 elektronisch zu stellen, allerdings mussten Rechnungen und Einfuhrbelege bislang im Original vorgelegt werden. Mit Schreiben vom 27. März 2025 ließ das Bundesfinanzministerium (BMF) auch eine digital ausgestellte Unternehmerbescheinigung zu, nach demselben Schreiben können schon gegenwärtig elektronisch übermittelte Rechnungen in genauer bestimmter Weise hochgeladen oder auf einem Speichermedium übermittelt werden.

Nun sollen auch die letzten Hürden und Medienbrüche beseitigt werden: Der Entwurf sieht vor, dass auch in diesem Verfahren die Vorsteuerbeträge durch Hochladen der Rechnungen und Einfuhrbelege im Onlineportal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) nachzuweisen sind. Eine Vorlage auf einem Speichermedium soll „in Ausnahmefällen“ möglich sein. Damit sollen der Verordnungsbegründung zufolge die Papiernachweise abgelöst werden. Die Begründung erläutert die „Ausnahmefälle“ als „übergangsweise“, ein derartiger Ausnahmefall soll anzunehmen sein, „wenn im Einzelfall der Umfang der Anlagen (Rechnungen und Originale) bestimmte Kapazitätsgrenzen übersteigt“.

Es sollte beachtet werden, dass hiermit die bisherige Regelung ersetzt werden soll: Der Nachweis durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original soll dem Verordnungswortlaut zufolge nämlich nur noch „in begründeten Einzelfällen“ vorgesehen sein, zu denen sich auch die Verordnungsbegründung nicht äußert. Es ist also nicht ausgeschlossen, dass künftig ein wie bislang mit Originalbelegen eingereichter Vergütungsantrag zurückgewiesen wird, wenn nicht ein „begründeter Einzelfall“ vorliegt.

Daneben sind weitere Änderungen vorgesehen. So war im Vergütungsverfahren für in der EU ansässige Unternehmer bislang eine ausdrückliche Einwilligung zur Bereitstellung zum Datenabruf für die elektronische Bekanntgabe von Verwaltungsakten erforderlich. Laut Verordnungsbegründung soll der Vorsteuer-Vergütungsbescheid in besonderen Fällen ab dem 1. Januar 2026 elektronisch über den Datenabruf im Nutzerportal bekannt gegeben werden können. Das setzt voraus, dass der in der EU ansässige Antragsteller den Antrag auf Vorsteuer-Vergütung nicht nur über den jeweiligen Ansässigkeitsmitgliedstaat dem BZSt übermittelt, sondern auch ein Nutzerkonto im Onlineportal des BZSt eingerichtet hat (was nicht der Regelfall ist). Offenbar für diesen Fall ist die Regelung vorgesehen, dass eine postalische Bekanntgabe auf Antrag erfolgt. Im Vergütungsverfahren für Nicht-EU-Unternehmer soll demgegenüber künftig eine Bekanntgabe durch Datenabruf vorgeschrieben sein, eine postalische Bekanntgabe soll nur auf Antrag und zur Vermeidung unbilliger Härten erfolgen. Die Art der Bekanntgabe hat auch verfahrensrechtliche Folgen: So wirkt sich eine Bekanntgabe durch Datenabruf gegenüber einer postalischen Bekanntgabe zum Beispiel auf die Berechnung der Rechtsbehelfsfristen aus.

Abwicklungsschein

Der Abwicklungsschein ist der Regelnachweis für die drei in § 26 Abs. 5 UStG aufgezählten, außerhalb des Gesetzes geregelten Befreiungstatbestände im Verteidigungsbereich, insbesondere Art. 67 Abs. 3 des Zusatzabkommens zum NATO-Truppenstatut (NATOZAbk). Der Verordnungsgeber möchte laut Entwurf nun eine elektronische Version des Vordrucks zulassen – wahlweise anstelle einer Papierversion. Der Nachweis durch Bescheinigung einer deutschen Behörde in den dafür vorgesehenen Fällen bleibt unberührt.

Zwar erwähnt die Verordnungsbegründung explizit nur die Steuerbefreiung nach Art. 67 Abs. 3 NATOZAbk, die Neuregelung müsste sich nach dem Verordnungswortlaut aber auch auf den Nachweis im Fall der beiden anderen Befreiungstatbestände nach dem Offshore-Steuerabkommen und dem Ergänzungsabkommen für NATO-Hauptquartiere erstrecken.

Daneben gestattet die Finanzverwaltung in bestimmten Fällen die Vorlage eines Abwicklungsscheins als Nachweis der Steuerbefreiung für die Ausfuhr (vgl. Abschnitt 6.6 Abs. 6a Nr. 5 UStAE). Es ist zwar wohl anzunehmen, dass der elektronische Abwicklungsschein auch für diesen Fall als Nachweis gilt, allerdings ist die Haltung der Finanzverwaltung in dieser Frage nicht positiv bekannt.

Hinweis

Es handelt sich um einen Entwurf, der naturgemäß noch Änderungen unterliegen kann. Die Änderungen zum Abwicklungsschein sollen am Tag nach der Verkündung der Verordnung, die Änderungen im Vorsteuer-Vergütungsverfahren zum 1. Januar 2026 in Kraft treten.

Fundstellen

Siebte Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen, Referentenentwurf vom 4. August 2025; BMF-Schreiben vom 27. März 2025