Entwurf eines BMF-Schreibens zur elektronischen Rechnung

Hintergrund

Zum 1. Januar 2025 wurde in Deutschland die E-Rechnung für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Sie muss grundsätzlich den Vorgaben der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der Syntaxen entsprechen (Normenreihe EN 16931).

Während in Deutschland ansässige Unternehmer seit diesem Zeitpunkt verpflichtet sind, solche strukturierten elektronischen Rechnungen empfangen zu können, beginnt die Pflicht zur Ausstellung gestaffelt:

• ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro,
• ab 2028 für alle übrigen Unternehmen (ausgenommen Kleinunternehmer).

Weiterhin müssen ab 2028 auch Rechnungen, die per elektronischem Datenaustausch (EDI) übertragen werden, konform zu oder interoperabel mit der EN 16931 sein.

Das neue Schreiben soll – dem Entwurf zufolge – im Wesentlichen das Schreiben von 2024, einschließlich der nunmehr eingefügten Änderungen, in den UStAE überführen, jedoch ohne das ursprüngliche Schreiben aufzuheben. Vielmehr wird dieses Schreiben in einigen Punkten geändert und ergänzt.

Änderungen des Schreibens von 2024

Eine zentrale Klärung betrifft Rechnungen, die aufgrund von Formatfehlern, sogenannten Syntaxfehlern, nicht den Anforderungen an das strukturierte elektronische Format entsprechen. Solche Rechnungen werden künftig als „sonstige Rechnungen“ eingestuft. Das würde bedeuten, dass jedenfalls nach Ablauf der Nichtbeanstandungsfristen der Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen problematisch sein kann.

Dagegen soll bei inhaltlichen Fehlern – im Entwurfschreiben als critical errors bezeichnet - zwar eine E-Rechnung vorliegen, die jedoch nicht ordnungsgemäß ist. Ein solcher inhaltlicher Fehler lasse sich auch nicht durch Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage mit den Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form heilen. Die Prüfung, ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 – auch hinsichtlich der gültigen Geschäftsregeln – erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung erfolgen.

Die mit § 34a UStDV eingeführte Ausnahme für Rechnungen von Kleinunternehmern (nicht: an Kleinunternehmer!) soll im Schreiben berücksichtigt werden. Außerdem ist eine Klarstellung vorgesehen, dass die bloße Minderung der Bemessungsgrundlage grundsätzlich keine Rechnungsberichtigung erforderlich macht, wohl aber Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt.

Änderungen des UStAE

Der UStAE soll dem Entwurf zufolge umfangreich neu geordnet und ergänzt werden. Hier ist eine Auswahl von inhaltlichen Änderungen des UStAE, die sich nicht bereits aus dem Schreiben ergeben:

• Bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheinen als Rechnungen und Kleinunternehmerrechnungen soll eine Klarstellung erfolgen, dass eine Ausstellung solcher Rechnungen als E-Rechnung (unter den weiteren Voraussetzungen, insbesondere also bei B2B-Leistungen) nicht der Zustimmung des Rechnungsempfängers bedürfen.
• Bei Anzahlungsrechnungen und Gutschriften soll zur Kennzeichnung, dass es sich um Rechnungen dieses jeweiligen Typs handelt, die Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps genügen.
• Das BMF deutet im Entwurf an, dass Rechnungsangaben im Fall einer E-Rechnung nicht im Sinne des § 31 Abs. 1 UStDV in anderen Unterlagen enthalten sein können – das ist konsequent in Hinblick auf die Anforderung, dass E-Rechnungen formell richtig sein müssen (abgesehen davon, dass in der Kernrechnung fehlende Angaben grundsätzlich zu einem Fehler führen). Ergänzende Informationen – wie etwa eine detaillierte Stundenaufstellung – sind als Anhang innerhalb der E-Rechnung bereitzustellen und dürfen nicht lediglich per Link referenziert werden.
• Es ist eine Klarstellung vorgesehen, wonach ein Vertrag als Rechnung eine E-Rechnung darstellen könne, wenn er die Anforderungen an deren Format erfüllt. Ansonsten handle es sich um eine sonstige Rechnung. Wie das technisch umgesetzt werden kann, ist fraglich, da ein Vertrag kaum vollumfänglich in das semantische Datenmodell der EN 16931 überführt werden kann. Bei bestehender E-Rechnungspflicht sei dann somit zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, die die sonstige Rechnung berichtigt. In dieser könne – wie bereits im Schreiben von 2024 ausgeführt – der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden. Hier ist zu beachten, dass bei hybriden Formaten abweichende Rechnungsangaben im Bildteil zur Annahme einer sonstigen Rechnung und zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG führen können.
• Es soll klargestellt werden, dass eine Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG zum Beispiel durch Benennung des entsprechenden Vertrages leicht und eindeutig nachprüfbar gestaltet werden kann; die Vereinbarung sei als Teil der Aufzeichnungspflichten geordnet aufzubewahren.

Hinweis

Es handelt sich um einen Entwurf, der naturgemäß noch Änderungen unterliegen kann. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens sei für das IV. Quartal 2025 geplant. Das neue Schreiben soll für alle Umsätze gelten, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden.

Mit den vom BMF angesprochenen Geschäftsregeln werden Vorgaben definiert, die die inhaltliche Integrität und die Beziehungen zwischen Rechnungsfeldern sicherstellen. Dazu gehören beispielsweise die Prüfung der Vollständigkeit und Konsistenz von Pflichtfeldern sowie die korrekte Berechnung der Rechnungssummen.

Hinsichtlich der notwendigen Rechnungsangaben beinhaltet das Entwurfschreiben unter anderem folgende Hinweise:

• Da auch im Fall eines Dauerschuldverhältnisses die Angabe der Rechnungsnummer erforderlich ist, soll diese im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Wie schon bislang soll es aber ausreichen, wenn eine in dem zugrunde liegenden Vertrag enthaltene einmalige Nummer (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer) verwendet wird.
• In Hinblick auf das Leistungsdatum sieht der Entwurf vor, dass das Leistungsdatum im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein muss und die Angabe „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ sonstigen Rechnungen vorbehalten ist, ebenso ein Verweis auf ein Lieferscheindatum.
• Bei einer Leistungsbeschreibung sollen die Angaben im strukturierten Teil eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen. Dies ist ein häufiges Praxisproblem, da die betreffende Geschäftsregel nur prüft, ob das betreffende Feld befüllt, jedoch nicht, ob der Inhalt ausreichend präzise ist – ist die Leistungsbeschreibung vorhanden, aber unzureichend, kommt es somit zu keiner Fehlermeldung.

Was (wie im Fall von Gutschriften und Anzahlungsrechnungen) die im Entwurfsschreiben angesprochene Wahl des Rechnungstyps angeht, so bezieht sich dies offenbar auf die in Feld BT-3 (Invoice Type Code) gem. UNTDID 1001 vorgesehene Auswahl.

Der Entwurf lässt noch einige Fragen offen. So geht er auf weitere wörtliche Pflichtangaben wie beispielsweise „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (noch) nicht ein. Es ist zu hoffen, dass diese und andere Zweifelsfragen in der endgültigen Fassung des Schreibens einer Klärung zugeführt werden.

Mit Datum vom 14. Juli 2025 hat das BMF jüngst außerdem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) „insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025“ an mehreren Stellen angepasst. Daraus ergibt sich unter anderem, dass es bei E-Rechnungen ausreichend ist, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird – wogegen eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung nur dann erforderlich sein soll, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die maschinelle Auswertbarkeit in diesem Fall soll sich dann auch auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei beziehen.

Keine Änderung soll in Rz. 13 des Schreibens von 2024 erfolgen, wo das BMF „ergänzend“ auf die Verwaltungsregelung des Abschnitts 13b.11 Abs. 2 Satz 2 UStAE verweist: Demnach sind Unternehmer, die ein im Inland gelegenes Grundstück besitzen und steuerpflichtig vermieten, insoweit als im Inland ansässig zu behandeln. Diese Regelung hat der EuGH bereits in seinem Urteil „Titanium“ im Ergebnis als unionsrechtswidrig bezeichnet, weil feste Niederlassungen (umsatzsteuerliche Betriebsstätten) der Ausstattung mit eigenem Personal bedürfen. Einer unlängst veröffentlichten (als solcher rechtlich unverbindlichen) Leitlinie des Mehrwertsteuerausschusses zufolge setzt eine Verpflichtung zur Ausstellung und Empfang elektronischer Rechnungen (zumindest) eine feste Niederlassung voraus. Da sie von den EU-Mitgliedsstaaten einstimmig angenommen wurde, hat offenkundig auch Deutschland ihr zugestimmt – was im Widerspruch zu der genannten Regelung steht. Ob sie in der Endfassung enthalten sein wird, muss sich noch zeigen.

Fundstellen

Entwurfschreiben vom 25. Juni 2025; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024;

BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur Änderung der GoBD;

Mehrwertsteuerausschuss, Leitlinien aus der 126. Sitzung vom 21. März 2025, Dokument A – taxud.c.1(2025)7994994 – 1110, abrufbar auf der Seite des Mehrwertsteuerausschusses im Webauftritt der EU; EuGH C-931/19 „Titanium“, Urteil vom 3. Juni 2021