Durch das Wachstumschancengesetz wurde zum Jahr 2025 ein verbindlicher Standard für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) eingeführt, der für alle Leistungen gilt, die zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern (B2B) erbracht werden. Während für die aktive Rechnungstellung gestaffelte Übergangsfristen gelten, besteht eine Verpflichtung zur Entgegennahme von Rechnungen im vorgeschriebenen Format bereits ab dem 1. Januar 2025. Nachdem das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Juni 2024 den Entwurf eines Schreibens vorgestellt hatte, ist nun das finale Schreiben veröffentlicht worden.

Rechnungsausstellung

Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen (einschließlich Gutschriften) unter in Deutschland ansässigen Unternehmern besteht theoretisch zwar bereits vom 1. Januar 2025 an. Allerdings hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsregelungen gewährt:

• große Unternehmen: Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027
• kleinere Unternehmen (Gesamtumsatz des Vorjahrs höchstens 800.000 Euro): Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2028.

Hinzu kommt eine weitere Übergangsfrist für die Übermittlung einer Rechnung mittels Electronic Data Interchange (EDI) in Formaten, die nicht der E-Rechnung entsprechen, bis zum 31. Dezember 2027. Das Schreiben hält eine Reihe von Ergänzungen und Klarstellungen in Bezug auf die Übergangsfristen bereit.

Es zählt hierbei die Ansässigkeit in Deutschland als solche – irrelevant ist, ob auch Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen ist, zum Beispiel weil eine innergemeinschaftliche Lieferung an eine ausländische Betriebsstätte eines im Inland ansässigen Unternehmers erbracht wurde, oder weil eine im Inland steuerbare Leistung vom Ausland aus ohne Beteiligung eines inländischen Unternehmensteils erbracht wird. Das BMF bekräftigt u. a. ausdrücklich, dass insoweit auch die steuerpflichtige Vermietung eines Grundstücks dazu führt, dass der Unternehmer als “im Inland ansässig zu behandeln ist”.

Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Für Leistungen an oder von ausländischen (in Deutschland nicht ansässigen) Unternehmern besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, ebenso wie für Leistungen an Nichtunternehmer. Für Kleinbetragsrechnungen und als Rechnung dienende Fahrausweise sowie für Umsätze, die ohne Vorsteuerabzugsrecht steuerfrei sind, bleiben die bisherigen Rechnungsformate zulässig. Bei (auch konkludenter) Zustimmung des Empfängers darf aber auch in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht, eine E-Rechnung ausgestellt werden. Das soll dem BMF zufolge aber nicht für die ab 2025 als Steuerbefreiung ausgestaltete Sonderregelung für Kleinunternehmer gelten. Auch Kleinunternehmer sollen dem Schreiben zufolge nach Ablauf der Übergangsfristen zur Abrechnung mit E-Rechnungen verpflichtet sein. Hier ist allerdings Abhilfe in Sicht: Nach der derzeitigen Entwurfsfassung des Jahressteuergesetzes 2024 sollen die besonderen Kleinunternehmerrechnungen (§ 34a UStDV-E) von der E-Rechnungstellungspflicht wieder ausgenommen werden.

In Mischfällen trifft die E-Rechnungspflicht die gesamte Rechnung, so zum Beispiel im Fall von Rechnungen, die sowohl über E-rechnungspflichtige als auch nicht E-rechnungspflichtige Leistungen ausgestellt werden, oder wenn über Leistungen abgerechnet wird, die nur teilweise für das Unternehmen des Rechnungsempfängers erbracht wurden und teils nicht für das Unternehmen abgerechnet werden. Besteht keine E-Rechnungsausstellungspflicht, kann dennoch eine E-Rechnung verwendet werden, wenn zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber Einvernehmen besteht.

Empfang von E-Rechnungen

Die Übergangsfristen betreffen nur die Ausstellung, nicht aber den Empfang von Rechnungen: Deutsche Unternehmer sind unter den weiteren Voraussetzungen bereits ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, von anderen deutschen Unternehmern E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das gilt unabhängig davon, ob der Empfänger die Vorsteuer aus diesen Rechnungen geltend machen kann. Für die Entgegennahme von E-Rechnungen soll es genügen, dass der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt, es können aber auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbart werden. Verweigere der Rechnungsempfänger die Annahme oder sei er technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung entgegenzunehmen, könne der Rechnungsaussteller es dabei bewenden lassen, sich nachweislich (z. B. per Sendeprotokoll) um eine Übermittlung bemüht zu haben. Ein Recht des Rechnungsempfängers auf Erteilung einer Rechnung in einem anderen Format bestehe nicht.

Zulässige Formate

Eine E-Rechnung ist in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format zu erstellen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, und wird elektronisch übermittelt und empfangen. Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Eine E-Rechnung muss jedoch nur maschinell, nicht aber unmittelbar auch für das menschliche Auge lesbar sein. Die zusätzliche Übermittlung eines für Menschen lesbaren Dokuments ist zwar möglich, aber nicht erforderlich. Bei Abweichungen im für Menschen lesbaren Teil kann es nach Meinung des BMF aber zu einer Steuerschuld wegen falschen Steuerausweises kommen (§ 14c UStG).

Für die Rechnungsanforderungen gilt, dass die für eine ordnungsmäßige Rechnung erforderlichen umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ergänzende Angaben könnten jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang und offenbar in einer Extension aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Für den Fall eines Vertrags, der als Rechnung dient, gewährt das BMF weitere Ausnahmen. Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Enthaltene Links erfüllen die Voraussetzungen einer E-Rechnung dagegen nicht, das verlinkte Dokument wird nach Meinung des BMF also offenbar kein Rechnungsbestandteil.

Das BMF lässt den Standard XRechnung als zulässiges Format für E-Rechnungen in Deutschland zu. Auch das Format ZUGFeRD soll ab der Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) zulässig sein – dabei handelt es sich um ein hybrides Format, das neben dem maschinenlesbaren Teil auch einen für Menschen lesbaren Teil enthält (jedoch kommt es auf den maschinenlesbaren Teil an). Die Verwendung elektronischer Rechnungsformate sei nicht auf nationale Formate beschränkt, auch andere Formate, die die Voraussetzungen erfüllen – das BMF-Schreiben nennt beispielhaft den französischen Standard Factur-X und das Peppol-BIS-Billing –, kommen in Betracht. Gegenüber dem Entwurf des Schreibens aus dem Juni 2024 wird jedoch der italienische Standard FatturaPA nicht mehr ausdrücklich erwähnt.

Nach Vereinbarung der Rechnungspartner können andere Formate verwendet werden, sofern sie richtig und vollständig in ein Format extrahiert werden können, das der Normenreihe EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. „Interoperabel“ bedeutet, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können. Auch die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (das BMF nennt hier EDI-Verfahren wie EDIFACT) soll über die Übergangsfrist 31. Dezember 2027 hinaus möglich sein, sofern die Anforderungen an das Format der E-Rechnung gewahrt seien.

Vorsteuerabzug und Rechnungsberichtigung

Nach Ablauf der Übergangsfristen soll im Fall einer E-Rechnungspflicht grundsätzlich nur eine Rechnung in diesem Format zum Vorsteuerabzug berechtigen. Wurde stattdessen eine sonstige Rechnung versendet, ist ein Vorsteuerabzug zwar nicht kategorisch ausgeschlossen, er steht allerdings unter der Voraussetzung, dass die Finanzverwaltung („unter Anlegung eines strengen Maßstabes“) über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen. Ist eine Rechnung nicht im zutreffenden Format ausgestellt (z. B. als Papierrechnung anstatt wie vorgeschrieben als E-Rechnung), kann sie aber auch durch eine E-Rechnung berichtigt werden, die durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringt, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung soll unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Erteilung der sonstigen Rechnung zurückwirken.

Sofern nicht das Format der Rechnung, sondern eine andere Rechnungsvoraussetzung zu korrigieren ist, erfolgt die Berichtigung der E-Rechnung in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps). Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Auch diese Korrektur wirkt unter den übrigen Voraussetzungen zurück.

Sonstiges

Das BMF-Schreiben sieht besondere Regelungen für den Fall von Dauerschuldverhältnissen und von Verträgen vor, die als Rechnung dienen, außerdem zur Aufbewahrung von E-Rechnungen, zur Änderung der Bemessungsgrundlage sowie zur Rechnungstellung an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Was die Letzteren angeht, ist zu beachten, dass für Rechnungen über an diese Personen erbrachte Leistungen grundsätzlich bereits seit einigen Jahren eine E-Rechnungstellungspflicht besteht – das BMF-Schreiben geht hierauf nur am Rande ein.

Die Anforderungen an eine Endrechnung, in der bereits in Voraus- und Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Steuerbeträge abgesetzt werden, sind nach Angaben des BMF derzeit noch nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung darstellbar. Offenbar rechnet man aber in den nächsten Jahren mit Abhilfe: Sofern nicht einfach eine Restrechnung erteilt wird, werde es nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang der Endrechnung im Sinne von Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist.

Eine Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) soll zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Das BMF macht darüber hinaus deutlich, dass die jetzt zur Einführung anstehende Regelung eher Übergangscharakter hat: Bei Einführung des auf EU-Ebene geplanten, bislang aber noch nicht verabschiedeten Meldesystems dürften (abgesehen vom Umstand, dass die E-Rechnungstellung dann nicht mehr auf im Inland ansässige Unternehmer beschränkt sein wird) andere Übertragungswege, namentlich E-Rechnungsplattformen, vorgeschrieben werden.

Fundstelle

BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024